Zum Inhalt springen

Digitale Lösungen für das Handwerk

Digitale Lösungen halten weiter Einzug in Gewerbe und Dienstleistung. Gerade jetzt in der weltweiten Krise wird der Ruf nach derartigen Erleichterungen aber noch lauter. Digitale Lösungen sollen von überall aus erreichbar sein, die Koordination der Mitarbeiter muss weiterlaufen, auch wenn diese im Homeoffice arbeiten und eine Zeiterfassung muss ebenso stattfinden.

Das Softwareunternehmen clockin hat nun sein Portfolio so ausgelegt, dass auch ohne persönlichen Kontakt Installationen und Wartungen möglich sind. Der Geschäftsführer des Unternehmens ist Frederik Neuhaus. Er beantwortet Fragen zur digitalen Lösung.

Neuhaus erläutert, wer clockin ist. Er gibt an, dass clockin eine Lösung bietet, um die tägliche Zettelwirtschaft zu minimieren. Er sagt weiter: „Mit der clockin-App erfassen Mitarbeiter/-innen ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle bequem mit einem Klick und können gleichzeitig Projekt-Notizen, Foto-Dokumentation, digitale Unterschriften & Checklisten erstellen. Alles steht sofort in der digitalen Kundenakte im Büro zur Verfügung. So geht kein Zettel mehr verloren oder muss mühselig abgetippt werden. Die täglichen Arbeitsabläufe werden auf ein Minimum reduziert und Kapazitäten geschaffen, die beispielsweise für die Arbeit beim Kunden zur Verfügung stehen.“

Auf die Frage, wie genau clockin in der derzeitigen Krise helfen kann, sagt Neuhaus, dass gerade die Diktierfunktion einen hohen Stellenwert hat. Gesprächsdokumentationen oder Tagesberichte können so schnell und bequem archiviert werden, indem sie automatisch in der jeweiligen Projektakte des Kunden gespeichert werden. Der Aufwand wird somit geringer, aber die Dokumentation ist nach wie vor digital lückenlos vorhanden, auch wenn ein persönlicher Kontakt fehlt.

Zum Thema Zeiterfassung hat Neuhaus hinzuzufügen: „Arbeitszeiten, Pausen oder Dienstgänge können per Klick erfasst und sauber protokolliert werden. Wer es etwas genauer haben will, kann die Zeiten darüber hinaus direkt auf bestimmte Tätigkeiten oder Kunden-Projekte buchen lassen. So erhalte ich sofort einen detaillierten Überblick für die spätere Abrechnung und Nachkalkulation.“

Doch wie genau ist mit clockin der Datenschutz gewährleistet? Zu diesem Thema weist Neuhaus auf die so genannten Cloud-Lösungen hin. Die Server befinden sich in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland. Geschulte Spezialisten kümmern sich hier durchweg um die Sicherheit der Systeme und der Unternehmensdaten. Was sich für den Kleinunternehmer auf gar keinen Fall rechnet, bietet mit clockin die notwendige Sicherheit, und immer mehr Unternehmen erkennen, welche Kosten-, Sicherheits- und Arbeitsvorteile Cloud-Lösungen für ihr Unternehmen bereitstellen. Das Arbeiten im Homeoffice wird zudem einfacher und sicherer. Da spielt es auch keine Rolle, ob Firmenhandys oder private Telefone genutzt werden.

Auf die Frage, ob es für Handwerksunternehmer ohne eigene IT-Spezialisten eine Hürde hinsichtlich der Einrichtung und Konfiguration des Systems gibt, antwortet der Spezialist Neuhaus: „Die Erst-Einrichtung sollte in der Regel in wenigen Minuten erledigt sein. Trotz alledem haben wir festgestellt, dass viele Unternehmen so sehr im Tagesgeschäft stecken, dass sie keine Zeit haben, sich um die Einrichtung einer neuen Software zu kümmern. Interessanter Weise häufig auch dann nicht, wenn sie genau wissen, dass sie durch diese Software im Anschluss jede Woche 20 Stunden und mehr sparen können. Natürlich haben wir auch hier ein Rundum-Sorglos-Paket geschnürt. Jeder Kunde hat nicht nur einen persönlichen Ansprechpartner bei der Bedienung des Systems, sondern übernimmt auf Wunsch auch die komplette Ersteinrichtung für die Unternehmen. Das Einzige, was dann noch gemacht werden muss, ist, eine Kunden- und Mitarbeiterliste zur Verfügung zu stellen und kurze Zeit später ist clockin vollständig einsatzbereit und auf die jeweiligen Unternehmensprozesse eingestellt.“

Betrachtet man nun die gegenwärtige Corona-Situation, dann stellt sich die Frage, wie man den Umstieg auf clockin schnell und sicher hinbekommt. Dazu empfiehlt Neuhaus, erst einmal klein anzufangen und sich auf eine Funktion zu beschränken. Dann kann man im Laufe der Zeit immer weitere Funktionen dazu nehmen. Das bietet außerdem den Vorteil, dass Mitarbeiter langsam an das System herangeführt werden und nicht überfordert sind.