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Ratgeber für das papierlose Büro

Nicht mehr alles ausdrucken, keine Papiere mehr suchen und digitale Ordnung halten – das hört sich gut an, lässt sich aber nicht so leicht umsetzen. Dabei würde das papierlose Büro nur Vorteile bringen: Man findet die Dokumente schneller, man spart Zeit und Geld und schont nebenbei auch noch die Umwelt. Nachfolgend sind einige Tipps aufgeführt, die dabei helfen sollen, den Einstieg in das papierlose Büro zu erleichtern.

Jeder kann leicht nachvollziehen, dass digitale Dokumente Vorteile haben. Dazu gehören folgende Punkte:

  • digitale Dokumente lassen sich durch eine zentrale Ablage schneller und auch von unterwegs von jedem Gerät aus finden
  • die Produktivität aller Mitarbeiter wird gesteigert
  • die Kostenvorteile machen sich schnell bemerkbar
  • Lagerplatz wird gespart
  • keine Ausgaben mehr für Papier, Drucker, Tinte oder Toner


Aber wie klappt der Umstieg auf das papierlose Büro denn nun? Die digitalen Dokumente, die bereits vorhanden sind, sollten zunächst zentral und mit einer sinnvollen Ordnerstruktur gespeichert werden. Damit sie besser gefunden werden können, empfiehlt es sich hier, Hauptordner anzulegen, die unmissverständliche Namen, wie „Rechnungen“, „Angebote“ oder „Steuern“ haben. Zusätzlich bieten sich dann Unterordner an, wie beispielsweise für eingehende, ausgehende und bezahlte Rechnungen. Eine Sortierung wäre auch nach Produkten, nach Kategorien oder Kunden denkbar, eben ganz so, wie es im Unternehmen am besten passt. Abgelegt werden die Dokumente dann auf einem Netzwerk-Laufwerk oder in einem Cloudspeicher. Nicht vergessen darf man eine regelmäßige Sicherung der Daten auf einem Backup-Laufwerk. Bestimmte Zugriffsregelungen legen dann fest, wer auf welche Dokumente Zugriff hat.

Der nächste Schritt ist dann die Kommunikation auf elektronischem Weg. Dokumente werden nur noch digital versendet. Rechnungen, Angebote und Aufträge werden an die Kunden künftig ganz einfach und rechtssicher per Mail verschickt. Für die Speicherung von Rechnungen eignet sich zum Beispiel das PDF-Format, denn dann können die Daten nachträglich nicht verändert werden.

Natürlich kommt man im Zuge der Digitalisierung nicht drumherum, alle bereits vorhandenen Papierdokumente einzuscannen und zu speichern. Das ist zunächst ein großer Aufwand, lohnt sich aber am Ende. Zum Einscannen sind klassische Scanner oder auch Apps, die eine Kamera des Smartphones nutzen, geeignet. Die auf diesem Weg digitalisierten Dokumente werden wiederum mit entsprechenden Namen in die entsprechenden Ordner gespeichert.  

Aber Vorsicht! Nicht gleich das ganze Papier entsorgen, denn es gibt unter Umständen eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Papierdokumente. Solange müssen die Papiere noch aufbewahrt werden. Wichtig bei einer elektronischen Buchführung mittels Software sind außerdem die gesetzlichen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Insgesamt ist für das papierlose Büro natürlich Konsequenz gefragt, aber es gibt Hilfsmittel, die einem das Ganze erleichtern, wie zum Beispiel:

  • Apps und Programme, mit denen sich digitale Dokumente und Vorlagen realisieren lassen
  • die Installation eines Dokumentenmanagementsystems kann sinnvoll sein, um praktische Funktionen für die Verarbeitung digitaler Dokumente zu nutzen